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¿Cómo involucramos al personal en un Sistema de Gestión?

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¿CÓMO INVOLUCRAMOS AL PERSONAL EN UN SISTEMA DE GESTIÓN?

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Normalmente, cuando se intenta implementar un sistema de gestión en alguna organización, sin importar el giro que ésta tenga, resulta ser un proceso complicado, desgastante y tortuoso; la gente identifica al sistema como el principal enemigo, el causante de la asignación de tareas que no tienen sentido y que sólo incrementan la carga de trabajo, y como resultado, las actividades que en realidad deberían de ser responsabilidad de todos los integrantes de una empresa, normalmente terminan delegándose a un equipo.

Y en la mayoría de los casos esto sucede porque las personas involucradas no entienden el rol que juega el sistema de gestión en sus actividades diarias; a veces nos perdemos tanto en el día a día que dejamos de reconocer los aspectos valiosos que aportamos en nuestro trabajo, volviéndolo rutinario y un tanto aburrido, lo que se convierte en una de las principales razones del por qué somos ajenos al sistema de gestión.

Para empezar, es importante referirse a la norma ISO 9000 en su edición 2015, donde define al sistema de gestión como “un conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos que nos ayudan a lograr estos objetivos”; trataremos de explicar y desglosar este concepto indicando que un sistema de gestión es todo aquello que forma parte de cualquier organización (procesos, recursos, personas) que se encuentran vinculados entre sí y que forman parte de un sistema; esto es, la salida de un proceso puede ser la entrada de otro y por ello, cualquier acción realizada en un área puede afectar a otra (positiva o negativamente); es común que lo anterior no se considere, lo que genera áreas que trabajan en intereses propios, sin considerar los requisitos de los demás procesos, generando retrabajos, problemas o molestias entre los involucrados y ocasionando pérdidas para la empresa.

Para que el ecosistema de una organización pueda marchar adecuadamente, es necesario tener establecidos una serie de requisitos que ayudarán a su funcionalidad, como pueden ser las reglas del juego (mejor conocidas como políticas), identificar los aspectos que queremos lograr o alcanzar en una empresa (que sería equivalente a los objetivos), así como las actividades (o procesos) que nos ayudarán a cumplir las metas proyectadas.

Entonces, en pocas palabras, un sistema de gestión consiste en tener definidas las reglas del juego, las metas a lograr y establecer los recursos que nos ayudarán a llevarlas a cabo; si migramos lo anterior a cuestiones diarias, el sistema de gestión sería equivalente a todo lo que se necesita para que un equipo de fútbol sea exitoso; en primer lugar, se deben de conocer las reglas en el territorio de juego (tarjetas amarillas y rojas, fuera de lugar, entre otras) que se interpretan como las políticas a cumplir a lo largo de éste; asimismo, se tiene un objetivo claramente establecido como equipo, que es obtener la victoria del juego o ganar un campeonato, y dentro de los procesos que se requieren para ejecutar un partido de fútbol, se necesita establecer la estrategia de juego (qué jugadores saldrán a la cancha, qué recursos necesitamos así como qué actividades tienen asignadas cada uno de los jugadores), alimentación, sesiones de entrenamiento y apoyo de la familia que se necesita para obtener la victoria, considerando que todas estas partes trabajan como un sistema de gestión integral, donde las acciones de cada uno de los jugadores, entrenadores y demás involucrados, repercutirán en el resultado obtenido.

Si ahora les pregunto, ¿ustedes creen que todos los equipos de fútbol requieren un sistema de gestión integral para ganar?, ¿qué contestarían? Espero que la respuesta de la mayoría sea un sí, y que aquellos incrédulos que aún no están seguros de darlo, tomen en cuenta que, aunque algún equipo puede resultar ganador sin tener un sistema de gestión integral, le resultará más complicado mantenerse dentro de los primeros en la lista y probablemente desgastarán a los participantes sin poder lograr “un éxito sostenido”; es decir, que a pesar de tener derrotas, sepan cómo resolver los problemas presentados y establezcan planes de acción para lograr el objetivo definido (ser campeones).

La implementación e involucramiento de las personas nunca ha sido un tema sencillo; por ello, compartimos algunas acciones que se han llevado a cabo y ayudan a tener resultados favorables, para que sean consideradas:

1. Aclárale al personal qué es un sistema de gestión y cómo funciona: en la mayoría de los casos, el equipo no se siente parte porque nunca le han explicado la razón de ser o su finalidad e incluso existen casos donde se les dio la presentación, pero se volvió tan compleja que nunca lo entendieron.

2. Explícale los beneficios que obtendrá en sus actividades diarias al tener implementado un sistema de gestión; en ocasiones, el sistema de gestión es sinónimo de adoptar tareas extras que se deben de realizar por “indicación del área de calidad”, lo que dificulta su compromiso y participación.

3. Reconoce sus éxitos: por temas culturales estamos muy acostumbrados a identificar las fallas o errores, pero no sabemos aplaudir los éxitos; si reconoces el trabajo de los involucrados, percibirán que éste tiene importancia, que impacta en los procesos y que además se está tomando en cuenta.

4. Antes de realizar cambios, escucha la opinión de tu equipo: la gente debe de estar inmersa en todo el proceso de implementación de un sistema de gestión; si escuchas su opinión y la tomas en consideración, se sentirán parte del cambio y tendrás más posibilidades de que se obtengan resultados favorables.

5. Haz que tu sistema de gestión tenga vida propia: enséñales a las personas el poder que tienen sobre el sistema de gestión e impide que se vuelva arcaico e inflexible; es de vital importancia que se mantenga actualizado adaptándose a las necesidades que la empresa presenta, y que mejor manera que estos cambios se propongan por parte del personal que forma parte del mismo.

Si ejecutas los puntos antes mencionados, será más fácil involucrar al personal en un sistema de gestión; recuerda utilizar ejemplos de la vida diaria, evitar conceptos complicados y siempre mencionar el beneficio práctico que tendrán en sus actividades, para que logren conceptualizar al sistema de gestión como una herramienta aliada que les ayudará a trabajar de manera inteligente y efectiva.

Autor: Erika Mendez Quero

             Gerente de Sistemas de Gestión de ANCE