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¿Cómo hacer que el Sistema de Gestión de Calidad te ayude a adaptarte a la nueva normalidad?

Por: Erika Méndez Quero (Gerente de Sistemas de Gestión, ANCE)

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Sin duda, el tema de moda en estos tiempos es la adaptación a la
“nueva normalidad”, pero ¿qué entendemos por nueva normalidad?

Este concepto se refiere a una situación que antes era anómala y que, por circunstancias externas, pasa a ser estándar; fue empleado desde la crisis del año 2008 con origen en los Estados Unidos de América, y actualmente se ha empleado a partir de la pandemia del COVID-19.

A partir del primer caso identificado en México hace más de 150 días, se ha emitido información tanto internacional como nacional, con el objetivo de aclarar la manera correcta de retomar las actividades diarias con los nuevos parámetros establecidos, salvaguardando la salud de las personas en los diferentes espacios públicos; derivado de esto, una de las frases más empleadas y de la que tenemos que aprender es:

“regresaremos más fuertes pero distintos”.

Y las empresas no son la excepción; la pandemia ha impactado considerablemente a las organizaciones y en su mayoría no ha sido de manera favorable, por ello, es el momento clave para hacer uso de las herramientas con las que ya se cuentan y salir victoriosos de los constantes cambios requeridos.

Muchos se preguntarán de qué manera el tener un sistema de gestión implementado nos ayuda en estos momentos, por lo que les compartimos puntos clave a considerar en su sistema de gestión de calidad para la adaptación a esta nueva normalidad.

Actualiza el contexto de tu organización, tus partes interesadas y tus procesos

Indudablemente las condiciones han cambiado, y los análisis realizados en su momento pueden resultar obsoletos; el contexto tanto interno como externo no es el mismo, las partes interesadas se han visto afectadas, los procesos han evolucionado de acuerdo a las necesidades, por lo que el monitoreo del entorno se debe de hacer con mayor regularidad.

Por otro lado te sugerimos identificar los procesos críticos, para que con ello puedas generar un regreso escalonado y seguro a tus instalaciones.

Define los nuevos roles, responsabilidades y autoridades

Con esta nueva normalidad, lo único constante y seguro es el cambio; el trabajo en casa (que fue una regla para muchas empresas) ha obligado a las organizaciones a actualizar las funciones y los mecanismos de trabajo con los colaboradores; con ello, las actividades han migrado a tener mayor agilidad o en ocasiones modificarse completamente. Para esto, te sugerimos que formalices las responsabilidades actualizadas de todo tu equipo, lo que también dará certeza y seguridad a tus partes interesadas con respecto a la continuidad de tu negocio.

Define acciones para abordar riesgos y oportunidades

El análisis basado en riesgos ha sido uno de los principales cambios en la norma ISO 9001: 2015 y resulta ser una de las herramientas con mayor impacto en la adaptación a esta nueva normalidad. Para ello, se requiere un análisis holístico evitando abarcar procesos específicos, con la intención de planificar acciones rápidas y de impacto, tomando en cuenta aspectos que no sólo dependen de la organización, como puede ser la capacidad de respuesta de los proveedores (que indudablemente afectó considerablemente).

Debemos de ver a esta contingencia como una gran oportunidad de aprendizaje, desarrollo y adaptación, no sólo en las organizaciones, si no también en la sociedad.

Planifica tus cambios y mantén información documentada

En la actualidad, los cambios son rápidos y constantes, por lo que te recomendamos que en medida de lo posible, definas los pasos a seguir para llevarlo a cabo, responsables, tiempos programados, así como asignar a un líder que, en caso de presentar retrasos o problemas, tome las acciones pertinentes. Asimismo, mantén información documentada para registrar las lecciones aprendidas, asegurándote de que estos cambios sean parte de la nueva consciencia social en tu organización.

Planifica tus cambios y mantén información documentada

En la actualidad, los cambios son rápidos y constantes, por lo que te recomendamos que en medida de lo posible, definas los pasos a seguir para llevarlo a cabo, responsables, tiempos programados,
así como asignar a un líder que, en caso de presentar retrasos o problemas, tome las acciones pertinentes. Asimismo, mantén información documentada para registrar las lecciones aprendidas, asegurándote de que estos cambios sean parte de la nueva consciencia social en tu organización.

Comunícate con tus partes interesadas

Los cambios siempre generan incertidumbre, por lo que la comunicación es de las cuestiones claves para que un cambio sea exitoso. Identifica las limitantes que existen en los canales de comunicación actuales, y aprovéchalas para solucionarlas con las nuevas herramientas tecnológicas (que además cada vez son más accesibles y conocidas). A pesar de estar a distancia, no olvides que la comunicación es fundamental, por lo que las videollamadas son una gran alternativa.

No le temas a las auditorías remotas, son tus aliadas

Cualquier sistema de gestión requiere ser revisado para demostrar su cumplimiento y la pandemia no debe ser un pretexto para dejar de hacerlo; es por ello que te invitamos a realizar tus ejercicios de auditoría interna remótamente; con esto, verás que existen diferentes mecanismos que cuentan con los candados de seguridad necesarios y que pueden dar un giro positivo a tus procesos, lo que optimizará recursos (siendo esto uno de los intereses principales en estas épocas) impactando en factores como el tiempo, dinero y esfuerzo de tu equipo de trabajo.

Continúa mejorando

Esta “nueva normalidad” no será temporal, por lo que se requieren de herramientas que ayuden a mejorar continuamente los procesos con la finalidad de dar cumplimiento a los requisitos del contexto interno y externo; para ello, es recomendable que realices círculos de discusión con las partes interesadas de la organización y que hagas uso de herramientas de mejora continua; las empresas que evolucionen primero, serán las que tengan mayor impacto en los usuarios que requieren de sus servicios o productos.

ANCE firma convenio con Clúster Energético de Nuevo León

Izq. a der. presidente del Clúster Energético, César Cadena Cadena y el Mtro. Juan Manuel Rosales, Presidente de Consejo de ANCE.

Izq. a der. presidente del Clúster Energético, César Cadena Cadena y el Mtro. Juan Manuel Rosales, Presidente de Consejo de ANCE.

La Asociación de Normalización y Certificación A.C. (ANCE) y el Clúster Energético de Nuevo León realizaron la firma de un convenio en beneficio de los socios empresariales que lo conforman.

La firma estuvo presidida por el Presidente de Consejo de ANCE, el Mtro. Juan Manuel Rosales Salazar y el Presidente del Clúster Energético, César Cadena Cadena.

Al respecto, César Cadena mencionó estar “comprometido con que nuestras empresas sean cada día más eficientes”.

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“Esta relación con ANCE nos complementa, ya que muchas empresas que están en el clúster necesitan certificaciones…ANCE cuenta con muchas actividades que pueden generar una relación  interesante para el clúster, sobre todo en sectores como el de hidrocarburos”.

Asimismo, el Mtro. Juan Manuel Rosales Salazar mencionó que la finalidad de ANCE es “ayudar a que empresas nacionales lleguen a otros mercados, a través del reconocimiento de nuestros certificados de producto, llegando a Centroamérica, donde el certificado ANCE, es reconocido ampliamente por las autoridades de aquellos países”.

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El IPN y ANCE unen fuerzas en beneficio de las nuevas generaciones y su integración a la industria en México

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ANCE.-  El Instituto Politécnico Nacional y la Asociación de Normalización y Certificación A.C., realizaron la firma del Convenio General entre ambas instituciones, el cual fortalecerá los lazos de cooperación para el máximo aprovechamiento de sus recursos humanos, materiales y financieros en el desarrollo de acciones en aquellas áreas de interés y beneficio mutuo.

 Al evento se dieron cita el Dr. Mario Alberto Rodríguez Casas, Director General del IPN y el Mtro. Juan Manuel Rosales Salazar, Presidente de Consejo de ANCE quienes fueron los encargados de realizar la firma simbólica entre ambas instituciones, así como la presencia de Mtra. Guadalupe Vargas Jacobo, Secretaria General del IPN, Dr. Alfonso Villa Vargas, Secretario de Extensión e Integración Social del IPN, Lic. José de Jesús Rodríguez Cárdenas, Vicepresidente de la Cámara Nacional de Comercio (CANACO), Ing. Abel Hernández Pineda, Director General de ANCE, Dr. Jorge Toro González, Secretario Académico del IPN, Dr. Juan Silvestre Aranda Barradas, Secretario de Investigación y Posgrado del IPN y el Mtro. José Juan Guzmán Camacho, Abogado General del IPN.

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En palabras del Dr. Mario Alberto Rodríguez Casas, señaló:

“En procesos de cambio establecemos alianzas con organismos como ANCE, afín de constituir procesos basados en las Normas Oficiales Mexicanas y en las Normas Mexicanas para asegurar la calidad de nuestros productos y servicios”.

“El Politécnico puede contribuir con ANCE para que esta Asociación, cumpla con su propósito de estudiar, elaborar, emitir y publicar Normas Mexicanas, una tarea que necesita de conocimiento especializado y de los resultados de la investigación básica y aplicada que se genera en el Politécnico”.

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Asimismo, el Mtro. Juan Manuel Rosales Salazar recalcó la importancia de esta celebración, “este convenio de colaboración refuerza y amplía la relación que por años ha existido entre la Asociación de Normalización y Certificación y el Instituto Politécnico Nacional”.

“Es un gusto regresar a casa, con la posibilidad de contribuir al desarrollo de las nuevas generaciones y facilitar así su incorporación a la vida productiva, esperando que esta plataforma de colaboración refuerce y amplíe la relación que por años ha existido con ANCE y la academia”.

“Para ANCE es de suma importancia mantener un vínculo directo con la academia y que mejor que hacerlo con la institución técnica y educativa de mayor reconocimiento en el país, líder en América Latina y un referente a nivel mundial. Este convenio cobra un significado valioso al poder entablar acuerdos y acciones encaminadas al beneficio de los rubros del ámbito académico, científico y de investigación que puedan estar relacionadas con temas de normalización, certificación de productos, evaluación de productos… conceptos elementales que integran la evaluación de la conformidad”.

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