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ANCE Y UL COLABORAN EN EL FORTALECIMIENTO DE ESTÁNDARES EN MÉXICO

UL

La Asociación de Normalización y Certificación A.C. (ANCE), junto con Underwriters Laboratories (UL), firmaron este 19 de febrero del año en curso, un acuerdo de colaboración que tiene como finalidad desarrollar y fortalecer los estándares a nivel nacional.

Como parte de la nueva normalidad, el convenio fue celebrado a través de la plataforma Zoom, con la presencia del Vicepresidente de UL, Phil Piqueira, quien puntualizó: “ANCE es una de las asociaciones más importantes en México con la que podemos trabajar. Es una asociación de la que podemos aprender y con la que podemos compartir. Este es el comienzo de algo muy  bueno y estamos deseosos de poder trabajar con el equipo de ANCE”.

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Phil Piqueira, Vice President Global Standards, UL

Asimismo, ANCE a través de su Presidente de Consejo, el Mtro. Juan Manuel Rosales Salazar, manifestó que “debido a la entrada del TMEC, es de suma importancia la colaboración entre los países involucrados, y por supuesto con la entrada en vigor de la Ley de Infraestructura de la Calidad, el desarrollo de estándares ayudan brindando seguridad y confianza en el mercado”.

La suma de los dos organismos más sólidos en Norteamérica en el desarrollo de estándares, fortalece el mercado y asegura la calidad de los productos y servicios dirigidos hacia el consumidor.

ANCE, en sus más de 28 años, se ha posicionado como líder en el desarrollo de estándares, así como la de impulsar las regulaciones en beneficio de la competitividad en el mercado, a través de la búsqueda continua de excelencia y calidad logrando hasta el momento más de 844 normas publicadas.

¿Cómo llegamos a la verdadera causa raíz de los problemas?

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Por: Erika Méndez Quero (Gerente de Sistemas de Gestión, ANCE)

Cualquier tipo de organización siempre está propensa a tener desviaciones u oportunidades de mejora en alguna parte de sus procesos, lo que representa una perfecta ocasión para realizar cambios o fortalecer etapas que ayuden a minimizar el riesgo de su recurrencia. El factor clave, sin duda, está relacionado con la capacidad de identificar la verdadera causa raíz del problema, es decir, la causa principal que dio origen al problema, ya que de esto dependerá la eficiencia real de los cambios.

Debemos asumir que es mucho más efectivo prevenir y resolver sistemáticamente los problemas en lugar de sólo tratar los síntomas ya que el tratamiento de estos síntomas individuales y la resolución de una gran cantidad de problemas podría confundirse con la productividad y eficiencia en el proceso, pero si no se diagnostica la verdadera causa raíz de un problema, probablemente el mismo problema se presentará en repetidas ocasiones, por lo que en este artículo te damos algunos consejos para poder realizarlo de manera óptima.

• DEFINE EL PROBLEMA

Uno de los aspectos más importantes para identificar correctamente la causa raíz es la definición del problema; para esto se sugiere que la redacción de éste sea clara, concisa, con la descripción detallada y necesaria para entenderlo, así como validar que las personas involucradas en su resolución comprendan cuál es el problema. Si esta actividad no se realiza correctamente, difícilmente se logrará tener un análisis efectivo que ayude a solucionar el problema que realmente se identificó.

• ANALIZA LA SITUACIÓN

Para asegurar que las acciones que se definen con la intención de solucionar los problemas, realmente estén dirigidas hacia la causa raíz, es recomendable hacer preguntas para aclarar la información y poder acercarnos a las respuestas. Cuanto más se profundice y cuestione cada causa potencial, más probabilidades tenemos de encontrar una causa raíz. Una vez que creas haber identificado la causa raíz del problema (y no sólo otro síntoma), formula más preguntas como:

¿Por qué estamos seguros de que esta es la causa raíz en lugar de esto otro?
¿Cómo podemos arreglar esta causa raíz para evitar que el problema vuelva a ocurrir?

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• INVOLUCRA A TODO EL PERSONAL

Para poder llegar a la causa raíz de los problemas, es necesario que realices un análisis integral de lo ocurrido, considerando a todos los involucrados en el proceso e identificando los factores que influyeron en el incumplimiento. Evita en medida de lo posible realizar estos análisis sólo con las personas relacionadas directamente con la desviación; recuerda que es importante tener un enfoque a procesos por lo que se deben de considerar tanto las entradas como las salidas de la etapa revisada, con la finalidad de que se tomen en cuenta todas las interacciones y posibles causas que ocasionaron el incumplimiento. Asimismo, el obtener comentarios desde diferentes perspectivas, generará puntos de vista adicionales, que ayudará a desafiar las suposiciones actuales.

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• EMPLEA HERRAMIENTAS DE CALIDAD

Existe una amplia variedad de herramientas de calidad existentes que nos pueden ayudar a identificar la causa raíz del problema, como es el diagrama de Ishikawa, el diagrama de Pareto, los 5 por qués, la lluvia de ideas, entre otros. Cada uno tiene características que te pueden ayudar en escenarios diferentes, por lo que te sugerimos no sesgues este análisis empleando siempre las mismas herramientas, ya que, dependiendo de la situación, del problema y de los participantes, habrá unas que funcionen mejor que otras; lo importante es definir la herramienta a utilizar para realizar el análisis, tomando en cuenta el tipo de proceso, el tiempo, características y objetivo de cada una. Por otro lado, la combinación de éstas puede ser en algunos casos la mejor opción para llegar a soluciones efectivas, mejorar los procesos o establecer los controles que se requieren.

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• EVITA JUSTIFICACIONES

Al momento de realizar un análisis de causas, es fundamental que todos los involucrados estén conscientes del objetivo de la sesión; aclara que lo que se busca no es identificar culpables o personalizar problemas, si no analizar de qué manera se pueden mejorar procesos o solucionar inconvenientes, aspecto que beneficiará a todos los participantes. Asimismo, te recomendamos que en el análisis realizado se eviten las justificaciones, y mejor se identifiquen los puntos críticos que pudieron haber fallado, aspecto que facilitará el encontrar la verdadera causa raíz.

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• SÉ IMPARCIAL

Frecuentemente, el ambiente que se genera alrededor del análisis de un problema puede convertirse en subjetivo y sesgado, donde todos los involucrados adquieren una postura de defensa y de percepciones fijas con absoluta verdad, omitiendo el objetivo del ejercicio y la necesidad de generar soluciones para la situación actual. Si tú eres parte del problema, te sugerimos que integres al equipo de trabajo a una persona externa y ajena al evento presentado, quien te puede ayudar a mantener un enfoque claro durante la realización del análisis, fungiendo como moderador y cumpliendo el propósito de la reunión.

• APRENDE Y APROVECHA

Algo que sucede de manera periódica en las organizaciones, es el hecho de que, durante el análisis de los diferentes hallazgos identificados, se concluye una y otra vez la misma causa raíz, lo que genera que erróneamente, se establezcan de manera repetitiva las acciones. El hecho de concluir la misma problemática en diferentes situaciones posteriores a la implementación de las acciones correctivas, puede reflejar principalmente que:

1. No se identificó la verdadera causa raíz del problema; esto es, se debe de realizar un análisis con mayor profundidad para identificar qué es lo que realmente está ocasionando el hallazgo.

2. Las acciones correctivas implementadas no fueron de impacto, para lo cual se necesita realizar un replanteamiento de las mismas, con el objetivo de erradicar la causa raíz identificada.

3. Puede existir más de una causa raíz relacionada con una misma problemática, por lo que es importante ser consideradas como parte de las acciones correctivas.

• ANALIZA LOS CASOS DE ÉXITO

El análisis de la causa raíz es una gran herramienta para averiguar las razones por las cuales un proceso no está funcionando de manera adecuada, pero puede ser igualmente eficaz para encontrar la causa raíz de un éxito. Si encontramos la causa de un éxito, un logro o un resultado obtenido de manera efectiva, también es importante averiguar la causa raíz del por qué las cosas van bien, para replicar y formalizar las buenas prácticas generadas. Este tipo de análisis puede ayudar a priorizar y proteger preventivamente los factores clave, y ser capaces de traducir el éxito en un área de negocios al éxito en otra área.

Es fundamental que visualices a los hallazgos identificados en tu organización como una gran oportunidad de mejora para los procesos actuales, minimizando los factores que pueden generar riesgos no deseados en la operación u optimizar los efectos que se esperan alcanzar, para realizar estos cambios de tal manera que se generen propuestas de valor, en lugar de llevar a cabo estas actividades con la única finalidad de dar cumplimiento a un requisito de la norma o a una regla interna de la empresa.

¿Cómo hacer que el Sistema de Gestión de Calidad te ayude a adaptarte a la nueva normalidad?

Por: Erika Méndez Quero (Gerente de Sistemas de Gestión, ANCE)

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Sin duda, el tema de moda en estos tiempos es la adaptación a la
“nueva normalidad”, pero ¿qué entendemos por nueva normalidad?

Este concepto se refiere a una situación que antes era anómala y que, por circunstancias externas, pasa a ser estándar; fue empleado desde la crisis del año 2008 con origen en los Estados Unidos de América, y actualmente se ha empleado a partir de la pandemia del COVID-19.

A partir del primer caso identificado en México hace más de 150 días, se ha emitido información tanto internacional como nacional, con el objetivo de aclarar la manera correcta de retomar las actividades diarias con los nuevos parámetros establecidos, salvaguardando la salud de las personas en los diferentes espacios públicos; derivado de esto, una de las frases más empleadas y de la que tenemos que aprender es:

“regresaremos más fuertes pero distintos”.

Y las empresas no son la excepción; la pandemia ha impactado considerablemente a las organizaciones y en su mayoría no ha sido de manera favorable, por ello, es el momento clave para hacer uso de las herramientas con las que ya se cuentan y salir victoriosos de los constantes cambios requeridos.

Muchos se preguntarán de qué manera el tener un sistema de gestión implementado nos ayuda en estos momentos, por lo que les compartimos puntos clave a considerar en su sistema de gestión de calidad para la adaptación a esta nueva normalidad.

Actualiza el contexto de tu organización, tus partes interesadas y tus procesos

Indudablemente las condiciones han cambiado, y los análisis realizados en su momento pueden resultar obsoletos; el contexto tanto interno como externo no es el mismo, las partes interesadas se han visto afectadas, los procesos han evolucionado de acuerdo a las necesidades, por lo que el monitoreo del entorno se debe de hacer con mayor regularidad.

Por otro lado te sugerimos identificar los procesos críticos, para que con ello puedas generar un regreso escalonado y seguro a tus instalaciones.

Define los nuevos roles, responsabilidades y autoridades

Con esta nueva normalidad, lo único constante y seguro es el cambio; el trabajo en casa (que fue una regla para muchas empresas) ha obligado a las organizaciones a actualizar las funciones y los mecanismos de trabajo con los colaboradores; con ello, las actividades han migrado a tener mayor agilidad o en ocasiones modificarse completamente. Para esto, te sugerimos que formalices las responsabilidades actualizadas de todo tu equipo, lo que también dará certeza y seguridad a tus partes interesadas con respecto a la continuidad de tu negocio.

Define acciones para abordar riesgos y oportunidades

El análisis basado en riesgos ha sido uno de los principales cambios en la norma ISO 9001: 2015 y resulta ser una de las herramientas con mayor impacto en la adaptación a esta nueva normalidad. Para ello, se requiere un análisis holístico evitando abarcar procesos específicos, con la intención de planificar acciones rápidas y de impacto, tomando en cuenta aspectos que no sólo dependen de la organización, como puede ser la capacidad de respuesta de los proveedores (que indudablemente afectó considerablemente).

Debemos de ver a esta contingencia como una gran oportunidad de aprendizaje, desarrollo y adaptación, no sólo en las organizaciones, si no también en la sociedad.

Planifica tus cambios y mantén información documentada

En la actualidad, los cambios son rápidos y constantes, por lo que te recomendamos que en medida de lo posible, definas los pasos a seguir para llevarlo a cabo, responsables, tiempos programados, así como asignar a un líder que, en caso de presentar retrasos o problemas, tome las acciones pertinentes. Asimismo, mantén información documentada para registrar las lecciones aprendidas, asegurándote de que estos cambios sean parte de la nueva consciencia social en tu organización.

Planifica tus cambios y mantén información documentada

En la actualidad, los cambios son rápidos y constantes, por lo que te recomendamos que en medida de lo posible, definas los pasos a seguir para llevarlo a cabo, responsables, tiempos programados,
así como asignar a un líder que, en caso de presentar retrasos o problemas, tome las acciones pertinentes. Asimismo, mantén información documentada para registrar las lecciones aprendidas, asegurándote de que estos cambios sean parte de la nueva consciencia social en tu organización.

Comunícate con tus partes interesadas

Los cambios siempre generan incertidumbre, por lo que la comunicación es de las cuestiones claves para que un cambio sea exitoso. Identifica las limitantes que existen en los canales de comunicación actuales, y aprovéchalas para solucionarlas con las nuevas herramientas tecnológicas (que además cada vez son más accesibles y conocidas). A pesar de estar a distancia, no olvides que la comunicación es fundamental, por lo que las videollamadas son una gran alternativa.

No le temas a las auditorías remotas, son tus aliadas

Cualquier sistema de gestión requiere ser revisado para demostrar su cumplimiento y la pandemia no debe ser un pretexto para dejar de hacerlo; es por ello que te invitamos a realizar tus ejercicios de auditoría interna remótamente; con esto, verás que existen diferentes mecanismos que cuentan con los candados de seguridad necesarios y que pueden dar un giro positivo a tus procesos, lo que optimizará recursos (siendo esto uno de los intereses principales en estas épocas) impactando en factores como el tiempo, dinero y esfuerzo de tu equipo de trabajo.

Continúa mejorando

Esta “nueva normalidad” no será temporal, por lo que se requieren de herramientas que ayuden a mejorar continuamente los procesos con la finalidad de dar cumplimiento a los requisitos del contexto interno y externo; para ello, es recomendable que realices círculos de discusión con las partes interesadas de la organización y que hagas uso de herramientas de mejora continua; las empresas que evolucionen primero, serán las que tengan mayor impacto en los usuarios que requieren de sus servicios o productos.