¿Cómo hacer que el Sistema de Gestión de Calidad te ayude a adaptarte a la nueva normalidad?

Por: Erika Méndez Quero (Gerente de Sistemas de Gestión, ANCE)

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Sin duda, el tema de moda en estos tiempos es la adaptación a la
“nueva normalidad”, pero ¿qué entendemos por nueva normalidad?

Este concepto se refiere a una situación que antes era anómala y que, por circunstancias externas, pasa a ser estándar; fue empleado desde la crisis del año 2008 con origen en los Estados Unidos de América, y actualmente se ha empleado a partir de la pandemia del COVID-19.

A partir del primer caso identificado en México hace más de 150 días, se ha emitido información tanto internacional como nacional, con el objetivo de aclarar la manera correcta de retomar las actividades diarias con los nuevos parámetros establecidos, salvaguardando la salud de las personas en los diferentes espacios públicos; derivado de esto, una de las frases más empleadas y de la que tenemos que aprender es:

“regresaremos más fuertes pero distintos”.

Y las empresas no son la excepción; la pandemia ha impactado considerablemente a las organizaciones y en su mayoría no ha sido de manera favorable, por ello, es el momento clave para hacer uso de las herramientas con las que ya se cuentan y salir victoriosos de los constantes cambios requeridos.

Muchos se preguntarán de qué manera el tener un sistema de gestión implementado nos ayuda en estos momentos, por lo que les compartimos puntos clave a considerar en su sistema de gestión de calidad para la adaptación a esta nueva normalidad.

Actualiza el contexto de tu organización, tus partes interesadas y tus procesos

Indudablemente las condiciones han cambiado, y los análisis realizados en su momento pueden resultar obsoletos; el contexto tanto interno como externo no es el mismo, las partes interesadas se han visto afectadas, los procesos han evolucionado de acuerdo a las necesidades, por lo que el monitoreo del entorno se debe de hacer con mayor regularidad.

Por otro lado te sugerimos identificar los procesos críticos, para que con ello puedas generar un regreso escalonado y seguro a tus instalaciones.

Define los nuevos roles, responsabilidades y autoridades

Con esta nueva normalidad, lo único constante y seguro es el cambio; el trabajo en casa (que fue una regla para muchas empresas) ha obligado a las organizaciones a actualizar las funciones y los mecanismos de trabajo con los colaboradores; con ello, las actividades han migrado a tener mayor agilidad o en ocasiones modificarse completamente. Para esto, te sugerimos que formalices las responsabilidades actualizadas de todo tu equipo, lo que también dará certeza y seguridad a tus partes interesadas con respecto a la continuidad de tu negocio.

Define acciones para abordar riesgos y oportunidades

El análisis basado en riesgos ha sido uno de los principales cambios en la norma ISO 9001: 2015 y resulta ser una de las herramientas con mayor impacto en la adaptación a esta nueva normalidad. Para ello, se requiere un análisis holístico evitando abarcar procesos específicos, con la intención de planificar acciones rápidas y de impacto, tomando en cuenta aspectos que no sólo dependen de la organización, como puede ser la capacidad de respuesta de los proveedores (que indudablemente afectó considerablemente).

Debemos de ver a esta contingencia como una gran oportunidad de aprendizaje, desarrollo y adaptación, no sólo en las organizaciones, si no también en la sociedad.

Planifica tus cambios y mantén información documentada

En la actualidad, los cambios son rápidos y constantes, por lo que te recomendamos que en medida de lo posible, definas los pasos a seguir para llevarlo a cabo, responsables, tiempos programados, así como asignar a un líder que, en caso de presentar retrasos o problemas, tome las acciones pertinentes. Asimismo, mantén información documentada para registrar las lecciones aprendidas, asegurándote de que estos cambios sean parte de la nueva consciencia social en tu organización.

Planifica tus cambios y mantén información documentada

En la actualidad, los cambios son rápidos y constantes, por lo que te recomendamos que en medida de lo posible, definas los pasos a seguir para llevarlo a cabo, responsables, tiempos programados,
así como asignar a un líder que, en caso de presentar retrasos o problemas, tome las acciones pertinentes. Asimismo, mantén información documentada para registrar las lecciones aprendidas, asegurándote de que estos cambios sean parte de la nueva consciencia social en tu organización.

Comunícate con tus partes interesadas

Los cambios siempre generan incertidumbre, por lo que la comunicación es de las cuestiones claves para que un cambio sea exitoso. Identifica las limitantes que existen en los canales de comunicación actuales, y aprovéchalas para solucionarlas con las nuevas herramientas tecnológicas (que además cada vez son más accesibles y conocidas). A pesar de estar a distancia, no olvides que la comunicación es fundamental, por lo que las videollamadas son una gran alternativa.

No le temas a las auditorías remotas, son tus aliadas

Cualquier sistema de gestión requiere ser revisado para demostrar su cumplimiento y la pandemia no debe ser un pretexto para dejar de hacerlo; es por ello que te invitamos a realizar tus ejercicios de auditoría interna remótamente; con esto, verás que existen diferentes mecanismos que cuentan con los candados de seguridad necesarios y que pueden dar un giro positivo a tus procesos, lo que optimizará recursos (siendo esto uno de los intereses principales en estas épocas) impactando en factores como el tiempo, dinero y esfuerzo de tu equipo de trabajo.

Continúa mejorando

Esta “nueva normalidad” no será temporal, por lo que se requieren de herramientas que ayuden a mejorar continuamente los procesos con la finalidad de dar cumplimiento a los requisitos del contexto interno y externo; para ello, es recomendable que realices círculos de discusión con las partes interesadas de la organización y que hagas uso de herramientas de mejora continua; las empresas que evolucionen primero, serán las que tengan mayor impacto en los usuarios que requieren de sus servicios o productos.

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